Quittance de loyer : obligations, mentions, gratuité et envoi en ligne

Votre locataire peut vous demander, chaque mois, une preuve qu’il a bien payé. Cette preuve, c’est la quittance de loyer. Voici ce que la loi impose au bailleur, ce qu’elle laisse à son choix, et comment automatiser l’envoi.

Quittance de loyer : c’est quoi ?

La quittance de loyer est un document qui atteste que le locataire a payé intégralement le loyer et les charges d’une période, en général un mois. Le locataire s’en sert pour justifier de ses paiements, par exemple auprès d’un futur bailleur.

Ne la confondez pas avec deux documents voisins :

• le reçu, que le bailleur remet quand le locataire n’a payé qu’une partie de la somme due ;
• l’avis d’échéance, qui réclame le loyer avant son paiement. La loi interdit, là aussi, d’en facturer les frais au locataire.

Le bailleur est-il obligé de délivrer une quittance de loyer ?

Oui, dès que le locataire la demande. L’article 21 de la loi du 6 juillet 1989 est clair : « Le bailleur ou son mandataire est tenu de transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande. » Si vous passez par une agence, elle est tenue de la même façon.

La loi ne vous oblige pas à l’envoyer spontanément : l’obligation naît de la demande du locataire. Service-public propose d’ailleurs aux locataires un modèle de lettre pour la réclamer. Rien ne vous empêche de l’envoyer chaque mois sans attendre, ce qui évite les relances.

La règle s’applique aux logements loués en résidence principale, vides ou meublés, ainsi qu’au bail mobilité. Elle ne vise pas les locations saisonnières, qui relèvent d’autres règles : voir notre guide LMNP et Airbnb.

La quittance de loyer est-elle gratuite ?

Oui, toujours. La loi pose deux verrous :

• aucuns frais liés à la gestion de l’avis d’échéance ou de la quittance ne peuvent être facturés au locataire (article 21) ;
• toute clause du bail qui lui ferait supporter des frais de relance ou d’expédition de la quittance est réputée non écrite, c’est-à-dire sans effet (article 4).

Vous ne pouvez donc pas répercuter sur votre locataire le coût d’un logiciel ou d’un envoi postal.

Quelles mentions doit contenir une quittance de loyer ?

La loi n’exige qu’une mention. Les autres relèvent de l’usage : elles rendent la quittance plus utile pour votre locataire, qui pourra plus facilement la faire accepter.

Mention	Statut
Détail des sommes versées, en distinguant le loyer et les charges	Obligatoire (loi du 6 juillet 1989, article 21)
Nom et adresse du bailleur	D’usage
Nom du locataire, ou de chaque locataire en colocation	D’usage
Adresse du logement loué	D’usage
Période concernée, en général le mois	D’usage
Montant total payé et date du paiement	D’usage
Date et signature du bailleur	D’usage, l’article 21 ne mentionne pas de signature
Réduction de loyer de solidarité, le cas échéant	Citée par service-public pour le logement social

Vous cherchez une quittance de loyer modèle ? Nous ne proposons pas de fichier à télécharger : un document daté qui reprend ces éléments suffit. Un traitement de texte permet d’en faire une quittance de loyer en PDF, et un logiciel de gestion locative peut la produire pour vous.

Paiement partiel : faut-il une quittance ou un reçu ?

Un reçu. L’article 21 le prévoit expressément : « Si le locataire effectue un paiement partiel, le bailleur est tenu de délivrer un reçu. » La quittance, elle, suppose le paiement intégral du loyer et des charges de la période.

Peut-on envoyer une quittance de loyer en ligne, par e-mail ou en PDF ?

Oui, avec l’accord exprès du locataire. La loi prévoit qu’« avec l’accord exprès du locataire, le bailleur peut procéder à la transmission dématérialisée de la quittance ». Service-public le résume ainsi : la quittance peut être transmise par mail, à condition que le locataire ait donné son accord.

En pratique, gardez une trace écrite de cet accord : une clause du bail, ou un e-mail du locataire. Sans accord, remettez la quittance sur papier, en main propre ou par courrier.

Combien de temps conserver les quittances de loyer ?

Pour un logement loué en résidence principale, vide ou meublé, service-public recommande de conserver le bail, l’état des lieux et les quittances pendant la durée de la location, puis 3 ans. Ce délai correspond à la prescription des actions nées du bail, fixée à trois ans par l’article 7-1 de la loi de 1989. Ce sont des durées minimales.

Côté bailleur, ces documents justifient aussi les loyers que vous déclarez. Le délai pendant lequel l’administration fiscale peut contrôler une déclaration varie selon la situation : en cas de doute, gardez-les plus longtemps.

Quel logiciel pour éditer vos quittances de loyer automatiquement ?

Un logiciel de gestion locative génère les quittances à partir des loyers encaissés et peut les envoyer chaque mois. Parmi ceux que nous avons comparés, d’après les sites des éditeurs :

• Rentila met en avant des quittances générées automatiquement et des quittances électroniques. Il propose une formule gratuite limitée à un lot, puis Silver à 59 € HT par an de 2 à 5 lots. Sa page de tarifs ne détaille pas les fonctions de chaque formule : vérifiez que la quittance automatique est incluse dans celle que vous choisissez.
• BailFacile automatise la quittance et la révision du loyer, pour 9,99 € par mois en paiement annuel pour un bien, soit 119,88 € par an. La page ne précise pas si ce prix est HT ou TTC, et l’offre ne couvre pas la location saisonnière.
• Gererseul et Smartloc éditent aussi des quittances. Smartloc les émet après validation de l’encaissement.

Même avec un logiciel, l’envoi par e-mail reste soumis à l’accord exprès de votre locataire.

Pour comparer les prix et les fonctions en détail, lisez notre comparatif des logiciels de gestion locative. Si vous louez via une société, notre guide sur la SCI familiale détaille son fonctionnement. Toutes nos fiches sont réunies dans la rubrique gestion locative.